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Gerente de Serviços de Convenções, Gerente de Planejamento de Conferências, Gerente de Serviços de Conferências, Gerente de Catering, Gerente de Eventos, Planejador de Conferências, Gerente de Conferências, Diretor de Eventos, Diretor de Serviços de Conferências, Planejador Certificado de Reuniões
Descrição do cargo
Os organizadores de eventos organizam, planejam e coordenam atividades para a realização de eventos profissionais.
Aspectos gratificantes da carreira
- Você colhe o que planta: após anos de experiência, você pode abrir seu próprio negócio e terá autonomia para decidir seu horário, o ritmo de trabalho e quanto dinheiro deseja ganhar.
- É um trabalho dinâmico: você passa parte do tempo no escritório, mas também se reúne com clientes e fornecedores e viaja.
- É um setor em crescimento: estima-se que, nos próximos 10 anos, haverá mais oportunidades para os planejadores.
“Meu trabalho consiste em criar ambientes onde as pessoas possam relaxar e se divertir. Quando as portas se abrem e tudo o que você planejou dá certo, é uma emoção incrível. É extremamente gratificante. Além disso, nunca se para de aprender — tanto sobre novos elementos a serem incorporados a um evento quanto sobre novas maneiras de fazer com que as pessoas se conectem e retenham informações.” HeatherKeenan, presidente da Key Events, Inc.
Os bastidores
Descrição dos serviços
DMC – Empresa de Gestão de Destinos
- Presta serviços com base em seu amplo conhecimento local, experiência e recursos, especializando-se na concepção e realização de eventos, atividades, passeios, transporte e logística de programas.
- (Exemplo) Digamos que uma empresa queira realizar uma convenção na costa oeste. O organizador de eventos dessa empresa escolhe San Diego. Ele contrataria uma DMC que possua amplo conhecimento de San Diego e já tenha um relacionamento com os fornecedores para organizar o transporte local (traslados do aeroporto, ônibus), a programação do evento e as atividades de lazer (um passeio pela cidade, um evento esportivo, um jantar em grupo... etc.).
Gestão de reuniões
- Organiza e planeja grandes reuniões e conferências para empresas e organizações.
- As responsabilidades incluem a escolha do local (em que cidade? Qual espaço?), negociações contratuais (fornecedores, palestrantes), inscrições, seleção e gestão de palestrantes, hospedagem, gestão logística, gestão financeira e exposições.
Organização de eventos
- É nisso que se pensa quando se pensa no que um organizador de eventos faz, mas, na realidade, a organização de eventos é apenas uma pequena parte do portfólio de um organizador de eventos. É mais glamoroso e de maior visibilidade do que os outros serviços, mas menos frequente.
- As responsabilidades incluem definir datas, selecionar e reservar o local do evento, elaborar o orçamento, obter as licenças necessárias, coordenar as viagens e o estacionamento, desenvolver o tema do evento, contratar palestrantes, providenciar a decoração e os aluguéis, o serviço de bufê e a segurança.
- Exemplo) Organize um festival, uma cerimônia, uma competição, uma festa, um show, um casamento, uma festa de lançamento da empresa… etc.
Competências necessárias para o cargo
- Excelentes habilidades organizacionais
- Habilidades de comunicação
- Habilidades de negociação: Ser capaz de negociar com fornecedores e clientes. Ter conhecimentos gerais sobre contratos.
- Resistência física: No dia do evento, você terá que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo e ficará em pé por muitas horas.
- Capacidade de resolver problemas e de pensar com rapidez
- Habilidades interpessoais: Boa relação com as pessoas. Você consegue estabelecer relações com novas pessoas com bastante facilidade. Consegue conquistar a confiança delas.
- Saiba usar a tecnologia digital: softwares que ajudam a controlar seu orçamento, sua agenda e os detalhes.
Onde eu trabalharia?
- Empresa de organização de eventos (incluindo empresa de gestão de destinos)
- Interno: empresa, escritório de advocacia, hotel/cassino, organização sem fins lucrativos… etc.
- Para sua informação:muitos organizadores de eventos são autônomos, especialmente os organizadores de casamentos.
Expectativas/Sacrifícios necessários
- Horário de trabalho irregular: É necessário trabalhar à noite e nos finais de semana, uma vez que os eventos nem sempre ocorrem durante a semana, no horário comercial normal.
- É cansativo: talvez seja preciso trabalhar muitas horas para garantir que tudo esteja pronto para o evento.
- Isso pode ser estressante: os eventos são algo “ao vivo”. Você está se apresentando diariamente.
- Pode ser necessário trabalhar com pessoas exigentes.
- Os eventos sociais (casamentos, Bar Mitzvá, aniversários) são os mais difíceis: ganham-se menos, dão mais dor de cabeça porque é preciso lidar com emoções, e adeus às férias de verão, já que a maioria dos casamentos acontece entre maio e outubro.
Tendências atuais do setor
- No passado, as pessoas achavam que podiam atuar como organizadores de eventos sem experiência ou formação profissional graças à internet, mas hoje em dia sabem que a organização de eventos é um serviço profissional, essencial para o marketing e a imagem da empresa.
- Em tempos de crise econômica, as conferências de negócios são as primeiras a ser canceladas. Por isso, os organizadores de eventos corporativos podem ser demitidos.
- O setor da saúde está em franca expansão. Portanto, quem se especializa na organização de eventos na área da saúde terá muito trabalho, pois os profissionais da área são obrigados a fazer formação continuada e participar de conferências para manter em dia seus requisitos profissionais e licenças.
Que tipo de coisas as pessoas que seguem essa carreira gostavam de fazer quando eram jovens...
“Tudo o que fiz quando era jovem estava relacionado a apresentações, fosse no design de figurino, na moda ou em viagens. Não estou atuando, mas estou fazendo com que uma apresentação aconteça. Tudo o que fiz foi um trunfo para chegar onde estou hoje.” HeatherKeenan, presidente da Key Events, Inc.
Formação necessária
- O termo “organização de eventos” abrange uma ampla variedade de áreas! De casamentos a eventos corporativos e cerimônias de premiação, a organização de eventos envolve uma ampla gama de habilidades e tarefas a serem aprendidas
- Muitas vezes, também pode ser sinônimo de planejar reuniões e convenções, bem como organizar exposições
- Os organizadores de eventos costumam ter um diploma de graduação em gestão de reuniões ou eventos, embora os estudantes ingressem nessa área vindos de diversas áreas de formação, incluindo administração de empresas, gestão hoteleira ou até mesmo comunicação
- Quanto mais sua formação estiver relacionada à organização de eventos, maiores serão as chances de você começar com responsabilidades mais amplas (e, consequentemente, um salário geralmente mais alto!)
- Para melhorar seu currículo acadêmico, considere obter uma certificação de uma organização profissional, como:
- Lista do O*Net certificações adicionais que apresentam diferentes requisitos de experiência profissional
- Como há tantas funções diferentes que podem ser abrangidas pelo termo “organização de eventos”, muitos empregadores procuram experiência específica, além das qualificações acadêmicas
- Ter experiência profissional na área contribui muito para fortalecer o currículo; por isso, muitos estudantes trabalham em empregos de meio período em hotéis, centros de convenções, locais para casamentos ou outros estabelecimentos comuns para eventos, a fim de adquirir experiência prática e aprender na prática
Credenciais
Isso pode ficar bem no seu currículo; no entanto, a EXPERIÊNCIA supera a formação acadêmica ou as certificações. Trata-se apenas de um diferencial, mas definitivamente não é algo que automaticamente lhe garantirá um emprego ou clientes.
Profissional Certificado em Organização de Eventos
Trata-se de uma certificação voluntária destinada a organizadores de eventos e convenções. Para se qualificar, os candidatos devem ter, no mínimo, três anos de experiência em gestão de eventos, ter ocupado recentemente um cargo na área de gestão de eventos e apresentar comprovante de créditos de educação continuada. Os candidatos qualificados devem, em seguida, ser aprovados em um exame que abrange temas como aprendizagem de adultos, gestão financeira, instalações e serviços, logística e programas de eventos.
Coisas para fazer no ensino médio e na faculdade
- No ensino médio, aprimore suas habilidades interpessoais e faça cursos de comunicação, oratória, marketing, administração e contabilidade
- Adquira experiência prática por meio do voluntariado! Seja voluntário em escolas, igrejas ou organizações comunitárias para ajudar a planejar eventos, coordenar atividades, elaborar orçamentos para compras, encomendar materiais, receber convidados e cuidar dos detalhes logísticos. Elabore um rascunho de currículo e mantenha um registro de tudo o que você faz e do número de participantes
- Participe da comissão de eventos de um clube ou organização social (por exemplo, uma fraternidade) e organize um evento na sua escola ou faculdade (um baile, uma campanha de arrecadação de fundos etc.). Adquirir experiência, mesmo que seja voluntária, é fundamental para o seu currículo.
- Considere trabalhar em tempo parcial em hotéis, centros de convenções, universidades ou empresas locais, em funções relacionadas à organização de grandes reuniões e eventos. Aceite qualquer trabalho que você conseguir que permita que você VEJA e OBSERVE eventos: guarda-roupa, garçom/barman em empresa de catering, arranjos florais, atendente de banheiros em um evento... etc.
- Estagiário em uma empresa de organização de eventos.
- Crie seu próprio “lookbook” ou página no Pinterest: reúna diferentes looks, estilos, decorações e opções gastronômicas para começar a desenvolver ideias e definir seu próprio estilo sobre como você imagina que o evento seja.
- Decida se você quer se especializar em uma área específica (como casamentos)
- Pratique sua etiqueta ao telefone e atendimento ao cliente
- Decida qual método de aprendizagem funciona melhor para você — presencial, online ou híbrido
- Consulte seu orientador acadêmico para escolher as disciplinas eletivas adequadas
- Analise as diversas opções de certificação disponíveis. Algumas exigem alguns anos de experiência profissional, mas informe-se sobre esses requisitos para que você possa se planejar com antecedência
- Os organizadores de eventos adoram se reunir por meio de associações profissionais, então encontre uma (ou mais) para participar!
- Invista em uma boa câmera para poder tirar muitas fotos do seu trabalho
- Crie um portfólio online e canais nas redes sociais para divulgar e promover suas habilidades e serviços (e mostrar seus trabalhos anteriores a futuros empregadores)
- Confira o O que os profissionais do setor devem e não devem usar em eventos. Lembre-se de que as escolhas de roupa devem estar de acordo com o tipo de evento
- Mantenha-se a par das tendências do setor lendo artigos relevantes (como os do Skift Meetings) e assistindo a vídeos no YouTube!
Estatísticas sobre educação
- 10,7% com diploma do ensino médio
- 8,2% com diploma de técnico
- 49,7% com diploma de bacharelado
- 9,7% com mestrado
- 1,1% com o plano Professional
(% dos funcionários com idades entre 25 e 44 anos na profissão cujo nível de escolaridade mais elevado é)
Roteiro típico
Como conseguir seu primeiro emprego
- Avise sua rede de contatos com antecedência quando estiver prestes a concluir seu treinamento
- Trabalhe em uma empresa ligada à área de eventos: serviço de bufê, floricultura, empresa de ônibus, barman, empresa de iluminação e faça contatos! Essa experiência vai permitir que você veja por dentro tudo o que é necessário para organizar um evento.
- Entre em contato com o centro de orientação profissional da sua escola para encontrar vagas de emprego, aprimorar seu currículo e praticar entrevistas
- Veja onde outros organizadores de eventos estão trabalhando. Por BLS, os ambientes de trabalho são:
- 20% - organizações religiosas, de financiamento de projetos, cívicas e profissionais
- 10% - serviços administrativos/de apoio
- 9% - serviços de hospedagem e alimentação
- 8% - artes, entretenimento e lazer
- 4% - trabalhadores autônomos
- Crie laços sólidos se você trabalhar em regime de meio período ou como voluntário
- Construa um portfólio com experiências relevantes que você possa mostrar a possíveis empregadores.
- Mantenha registros de todos os eventos que você ajudou a organizar, como fotografias e referências profissionais de clientes e fornecedores que atestem sua confiabilidade e experiência.
- Divulgue o seu portfólio online e canais de mídia social para aumentar a visibilidade
- Escreva artigos e publique-os em sites de organização de eventos, bem como em redes sociais como LinkedIn
- Mude-se para onde há empregos! O Departamento de Estatísticas do Trabalho observa que a maior concentração de empregos para planejadores de eventos está em Washington D.C., Colorado, Virgínia, Utah e Rhode Island
- Avaliação Modelos de currículo para organizador de eventos para ideias
- Certifique-se de que seu currículo seja impactante, atraente, sem erros e contenha muitos dados e detalhes
- Procure oportunidades em Indeed, Glassdoorou até mesmo Craigslist para trabalhos menores
- Peça autorização às possíveis referências antes de divulgar seus dados de contato
- Estar preparado para tudo é a chave para o sucesso na organização de eventos! Prepare-se para as entrevistas revisando perguntas comuns e pensando em como você responderia a elas!
- Prática simulações de entrevistas para que você possa se apresentar como alguém capaz e confiante
"Faça tudo o que puder para ASSISTIR a eventos. É lá que as pessoas ganham mais visibilidade. Aceite qualquer trabalho extra que conseguir. Comecei como recepcionista no vestiário. Assisti a todos os eventos que já aconteceram. Se você puder ser garçom, seja garçom em um evento. Se você souber arranjar flores, entre para uma empresa de arranjos florais que trabalhe com eventos. Se você for zelador, seja atendente de banheiros onde haja eventos. ASSISTA!" HeatherKeenan, Presidente, Key
O que um empregador procura?
- Cheio de energia: consegue acordar às 4 da manhã, dormir à 1 da manhã por cinco dias seguidos durante um evento e continuar com tudo!
- Currículo: Trabalhei na organização de eventos. Trabalhei durante a faculdade, pois isso demonstra que fui capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
- Profissional: Você sabe escrever um e-mail profissional? Você tem boa apresentação pessoal?
“Analiso onde já trabalharam e há quanto tempo estão nessas funções. Procuro alguém que tenha paixão, atitude, confiança e energia; alguém que saiba pensar rápido, alguém de quem eu me orgulhe e que saiba interagir com o cliente…”Heather Keenan, presidente da Key Events, Inc.
Como manter a competitividade
- Conhecer vários idiomas: isso amplia suas oportunidades, permitindo que você atenda a mais clientes e participe de mais eventos.
- Mantenha-se atualizado com as novidades tecnológicas: softwares para reuniões virtuais, redes sociais (Twitter, Facebook).
- Crie uma marca diferenciada e promova essa marca.
Ferramentas/recursos recomendados
Sites
- Associação Americana de Organizadores de Casamentos Certificados
- Associação de Consultores de Casamento
- Associação de Consultores de Casamento Certificados
- Associação Internacional de Diretores de Conferências e Eventos Universitários
- Bizzabo
- Eventos sem fim
- Plano de planejamento de eventos
- Associação de Profissionais de Serviços para Eventos
- Conselho do Setor de Eventos
- Associação Internacional de Feiras e Eventos
- Associação Internacional de Eventos ao Vivo
- Sociedade Internacional de Organizadores de Eventos
- Meeting Professionals International
- Skift Meetings
- Reuniões inteligentes
- Mesas sociais
- Associação de Profissionais de Eventos Governamentais
- Motosserra de Veludo
Livros
- Planejamento e Gestão de Eventos: Princípios, Planejamento e Prática, por Ruth Dowson e David Bassett
- A arte de planejar eventos: dicas profissionais de um especialista do setor, por Gianna Cardinale Gaudini
- Você deveria se tornar um organizador de eventos: como abrir um negócio de organização de eventos em casa, passo a passo, do zero, por Rebecca Nowak
Conselhos
"Certifique-se de que você ama isso, porque é um trabalho árduo. É um pouco como o circo. É uma vocação, não apenas um emprego." HeatherKeenan, presidente da Key Events, Inc.
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Vagas em destaque
Cursos e ferramentas online
PERSPECTIVAS SALARIAIS E DE EMPREGO
Escolha uma sub-região:
Expectativas salariais anuais
Os novos funcionários começam com um salário de cerca de US$ 43 mil. O salário médio é de US$ 56 mil por ano. Profissionais com vasta experiência podem ganhar cerca de US$ 74 mil.
Fonte: Departamento de Estatísticas do Trabalho dos EUA