Analista de Compras

Horário de trabalho

• Os analistas de compras geralmente trabalham em regime de tempo integral, podendo haver horas extras dependendo das necessidades da empresa. As tendências de consumo e os feriados podem afetar o volume de trabalho da empresa, o que, por sua vez, influencia a carga de trabalho dos analistas e gerentes de compras! 

Funções típicas

• Prever as próximas necessidades de aquisição da empresa; elaborar planos para atender a essas necessidades e atingir as metas
• Criar e publicar solicitações de cotação, solicitações de propostas e solicitações de informações
• Envio de resenhas e catálogos
• Participe de feiras e eventos para se manter a par dos novos produtos e serviços disponíveis no mercado
• Elabore listas de fornecedores e vendedores em potencial (fornecedores são aqueles que vendem diretamente; vendedores são revendedores terceirizados)
• Manter o domínio técnico e o conhecimento dos produtos ou serviços relevantes em análise
• Realizar avaliações imparciais das propostas de fornecedores e prestadores de serviços, bem como dos riscos associados à realização de negócios
• Comparar propostas, cotações, preços, diferenças, vantagens e desvantagens entre possíveis fornecedores e prestadores de serviços
• Marcar reuniões com possíveis parceiros; agendar entrevistas e visitas ao local
• Realizar visitas e passeios a fábricas e centros de distribuição para avaliar a adequação, a confiabilidade e a eficiência de possíveis parceiros
• Testar a qualidade de produtos e serviços
• Garantir que as práticas dos fornecedores estejam alinhadas com os valores da marca do empregador
• Gerar relatórios de custos para ajudar os gerentes a tomar decisões de compra bem fundamentadas
• Tomar decisões imparciais, objetivas e criteriosas sobre quais fornecedores e prestadores de serviços escolher para realizar compras
• Negociar preços justos com fornecedores e prestadores de serviços; chegar a um acordo e, em seguida, redigir contratos para revisão e assinatura
• Garantir o cumprimento das diretrizes e leis aplicáveis
• Trabalhar com equipes jurídicas, pontos de contato da área de produção e gerentes da cadeia de suprimentos
• Utilize sistemas de gestão do ciclo de vida dos contratos para manter os registros seguros e organizados
• Realizar avaliações de fornecedores para avaliar o desempenho
• Revise os contratos quando chegar a hora da renovação 

Responsabilidades adicionais

• Procure maneiras de reduzir custos e agilizar a conclusão de negócios
• Analise os registros de vendas e acompanhe as tendências de preços
• Verificar se há erros nas faturas/ordens de compra
• Analisar tendências e possíveis riscos na cadeia de suprimentos; elaborar planos alternativos
• Aplicar os princípios do abastecimento estratégico
• Atuar como elo de ligação entre a empresa e seus fornecedores e prestadores de serviços; estabelecer um bom relacionamento e gerenciar relações de longo prazo
• Realizar a gestão de estoque para garantir que os itens estejam disponíveis conforme necessário

Competências interpessoais

• Escuta ativa
• Raciocínio analítico
• Colaboração
• Determinação
• Atento aos detalhes
• Frugalidade
• Imparcialidade
• Independência
• Integridade
• Intuição
• Liderança
• Objetividade
• Paciência
• Persistência
• Persuasão
• Capacidade de resolução de problemas
• Excelentes habilidades de comunicação
• Trabalho em equipe

Competências técnicas

• Software de orçamento e análise financeira
• Gestão de relacionamento com o cliente
• Ferramentas de geração de relatórios de banco de dados
• Ferramentas de planejamento de recursos empresariais, como SAP e JDE
• Perspicácia financeira
• Software de gestão de estoque
• Linguagem jurídica contratual
• Software de planejamento de necessidades de materiais/logística e cadeia de suprimentos — Infor Lawson Supply Chain Management
• Software de compras (também conhecido como software de solicitação de cotação ou de gestão de compras)
• Programas de gerenciamento de projetos, como o Oracle Primavera P6 Enterprise Portfolio Project Management
• Planilhas
• Compreensão das tecnologias relacionadas aos produtos ou serviços que estão sendo adquiridos

• Fabricação
• Comércio atacadista
• Órgãos governamentais
• Empresas privadas
• Comércio varejista

Muitas empresas depositam grande confiança e independência em seus analistas de compras, contando com eles para zelar pelos melhores interesses da empresa. Os analistas devem realizar pesquisas minuciosas para garantir que encontrem os melhores parceiros potenciais para fazer negócios. Mudar de fornecedores e prestadores de serviços pode ser um grande incômodo; por isso, é sempre importante tentar acertar logo de início e, depois, desenvolver essas relações. 

Dito isso, quando surgem problemas, os analistas precisam manter a objetividade e levar em conta o que é melhor para as necessidades de longo prazo de sua empresa. Eles devem manter relações mutuamente benéficas, mas romper e seguir em frente se a relação com um fornecedor ou prestador de serviços não estiver dando certo. 

Entre as questões que costumam surgir estão o descumprimento dos termos do contrato por parte dos vendedores e o fato de os produtos ou serviços não serem mais economicamente viáveis para aquisição. Quanto mais tempo uma empresa e um fornecedor/prestador de serviços mantêm uma relação comercial, mais difícil se torna tomar a decisão de encerrar a parceria. Quando chega a hora de rescindir um contrato, os analistas precisam saber como lidar com a situação de maneira profissional, sem queimar pontes.

Os processos de compras podem não evoluir rapidamente, mas mudam com o tempo. Uma das grandes tendências que impactam o setor é a crescente dependência da digitalização e da automação, que estão ajudando a melhorar a eficiência e reduzir custos. Da mesma forma, as empresas estão mais focadas do que nunca em manter a flexibilidade, a agilidade e a resiliência diante de eventos inesperados. Os analistas de compras passarão a se basear cada vez mais em dados e análises para tomar decisões ou dar orientações. Enquanto isso, à medida que a escassez de suprimentos e as interrupções no transporte continuam a criar desafios, as empresas estão fazendo tudo o que podem para fortalecer as relações com os fornecedores e, ao mesmo tempo, aumentar a diversidade para mitigar riscos.

Os analistas de compras precisam pesquisar e analisar dados e estatísticas, o que significa que são bastante organizados, metódicos e pacientes. Essas características podem ter sido desenvolvidas durante certas atividades na infância ou podem ser simplesmente qualidades pessoais inatas. Na juventude, os analistas talvez fossem muito curiosos e gostassem de ler, jogar, resolver quebra-cabeças ou assistir a vídeos de tutoriais. Eles também costumam demonstrar fortes habilidades interpessoais e podem ter crescido em famílias numerosas ou participado de atividades escolares nas quais ajudavam a planejar e organizar eventos.