Destaques
Gerente Administrativo, Administrador de Escritório, Coordenador de Escritório, Supervisor de Escritório, Assistente Executivo, Gerente de Operações, Diretor de Escritório
Independentemente de qual seja sua missão, todas as organizações são complexas e exigem a conclusão pontual de inúmeras tarefas “nos bastidores”. A maioria das organizações conta com pelo menos um funcionário administrativo dedicado a essas funções — um gerente administrativo!
Os gerentes de escritório ajudam a garantir que as atividades do escritório sejam realizadas de forma tranquila e eficiente. Eles podem desempenhar funções administrativas ou orçamentárias, ou gerenciar questões de recursos humanos e operações relacionadas às instalações. Geralmente, eles coordenam o trabalho de vários departamentos e, muitas vezes, atuam como uma espécie de centro de coordenação para diversos processos e projetos!
Embora sua função exija que desempenhem várias funções, os gerentes de escritório eficazes são capazes de concretizar as tarefas e desempenham um papel fundamental na definição da cultura e do ambiente de trabalho. Sua capacidade de antecipar e prevenir problemas, adaptar-se às mudanças e organizar os fluxos de trabalho tem um impacto no sucesso da organização muito maior do que se imagina!
- Manter as tarefas organizacionais em dia
- Trabalhar com uma ampla variedade de departamentos
- Contribuindo para a melhoria dos ambientes de trabalho
Horário de trabalho
- Os gerentes de escritório trabalham em regime de tempo integral, geralmente em ambientes fechados, durante o horário comercial normal.
Funções típicas
- Gerenciar e coordenar tarefas administrativas gerais e organizacionais
- Redigir, enviar, receber e responder à correspondência do escritório, conforme necessário
- Processar correspondência recebida e enviada, bem como entregas
- Gerenciar/encaminhar chamadas recebidas ou auxiliar a recepcionista no atendimento de chamadas
- Acompanhar os estoques de suprimentos; fazer novos pedidos/reabastecer quando necessário
- Utilizar bancos de dados para inserir e recuperar dados e gerar relatórios
- Supervisionar os processos de aquisição de TI
- Criar sistemas de arquivamento para a gestão de registros físicos e digitais; garantir a proteção adequada das informações confidenciais
- Assistência com agendamento de compromissos, organização de viagens e hospedagem, solicitação de reembolso de despesas, etc.
- Gerenciar os orçamentos do escritório; acompanhar e prever despesas; verificar compras com cartão de crédito e fazer a reconciliação dos extratos mensais
- Reservar e preparar salas para reuniões. Certificar-se de que os equipamentos estejam testados e prontos para uso (como aparelhos de viva-voz, microfones, laptops, projetores, ponteiros de apresentação e outros equipamentos de TI ou audiovisuais)
- Ajudar no planejamento de eventos da organização, incluindo a contratação de serviços de bufê em quantidade suficiente, o envio de autorizações de estacionamento e o fornecimento de orientações aos participantes externos, etc.
- Celebrar contratos com fornecedores e prestadores de serviços; verificar a exatidão das faturas
- Supervisionar os trabalhos de manutenção das instalações e dos jardins; garantir que as políticas de segurança no local de trabalho sejam divulgadas e cumpridas
- Implementar procedimentos de segurança física no escritório, tais como planos de combate a incêndios e de resposta a emergências
Responsabilidades adicionais
- Redigir e revisar políticas e procedimentos gerais e específicos do escritório
- Ajudar no recrutamento, nas entrevistas e na contratação de novos funcionários
- Supervisionar a equipe responsável; oferecer treinamento e feedback
- Estabelecer horários; aprovar licenças remuneradas; resolver conflitos interpessoais
- Ouvir as preocupações dos funcionários e ajudar a encontrar soluções
- Ajudar os funcionários com os pedidos de indenização por acidente de trabalho, conforme necessário
Competências interpessoais
- Precisão
- Adaptável
- Atenção aos detalhes
- Habilidades de comunicação
- Confidencialidade
- Atendimento ao cliente
- Atento aos detalhes
- Independente
- Iniciativa
- Competências de liderança e supervisão
- Metódico
- Multitarefa
- Monitoramento
- Organizado
- Paciência
- Resolução de problemas
- Confiável
- Agendamento
- Bom senso e capacidade de tomada de decisão
- Gestão do tempo
Competências técnicas
- Elaboração de orçamentos e acompanhamento financeiro
- Princípios da gestão de instalações
- Segurança contra incêndios e resposta a emergências
- Gestão de recursos humanos
- Controle de estoque
- Aquisição de TI
- Conhecimento dos procedimentos de gestão administrativa
- Domínio de softwares e equipamentos de escritório (por exemplo, computadores, impressoras/scanners/copiadoras, telefones com várias linhas, equipamentos audiovisuais, equipamentos de apresentação)
- Gestão de registros
- Empresas de construção e engenharia
- Centros de convenções
- Empresas
- Instituições de ensino
- Instituições financeiras
- Órgãos governamentais
- Hotéis
- Escritórios de advocacia
- Empresas de mídia e editoras
- Unidades médicas
- Organizações sem fins lucrativos
- Empresas privadas
- Agências imobiliárias
- Instalações recreativas
- Organizações religiosas
- Instituições de pesquisa
- Lojas de varejo
- Pequenas empresas e startups
- Empresas de transporte e serviços públicos
Imagine um escritório que funciona com eficiência, desde e-mails enviados na hora certa até reuniões bem coordenadas. No centro de tudo isso está o gerente de escritório, a peça-chave que concilia várias funções, desde a administração até a área de TI! E, embora o trabalho certamente possa ser bastante estressante, nem sempre recebe o devido reconhecimento.
Espera-se que os gerentes administrativos orientem processos e tarefas, gerenciem equipes diversificadas e mantenham tudo em ordem… muitas vezes sem que ninguém perceba o quão essencial é o seu papel!
Eles precisam manter a flexibilidade e estar prontos para enfrentar novos desafios sem muito tempo de preparação. Quando as coisas não saem conforme o planejado, pode caber ao gerente administrativo trabalhar até mais tarde ou vir ao escritório no fim de semana para colocar um processo ou projeto de volta nos trilhos!
No mundo em constante evolução da gestão de escritórios, manter-se atualizado é fundamental! A gestão do trabalho remoto é uma grande tendência, com grande parte da força de trabalho americana trabalhando agora em casa. Os gerentes de escritório se adaptaram para supervisionar equipes remotas e garantir que os funcionários cumpram suas tarefas e se mantenham motivados.
A IA e outras ferramentas de automação estão revolucionando a forma como inúmeras tarefas são realizadas, mantendo os gerentes administrativos ocupados enquanto aprendem, implementam e treinam outras pessoas nessas novas formas de trabalhar.
Enquanto isso, em todos os setores, há uma ênfase cada vez maior nas práticas sustentáveis, de modo que os gerentes de escritório estão se empenhando em ajudar as organizações a reduzir ao máximo o uso de papel. Essas são apenas algumas das tendências que estão influenciando essa área profissional em constante evolução!
Os gerentes de escritório costumam ser pessoas altamente organizadas, capazes de realizar várias tarefas ao mesmo tempo e manter o foco. Eles podem desenvolver essas habilidades desde cedo, talvez por meio de atividades escolares ou por terem recebido responsabilidades e tarefas em casa. Geralmente, possuem excelentes habilidades de liderança e gestão, que podem ser desenvolvidas por meio de atividades extracurriculares, como a prática de esportes coletivos, por exemplo!
- Os gerentes de escritório geralmente precisam ter, no mínimo, o ensino médio completo ou equivalente. Um diploma universitário não é obrigatório para todos os cargos, mas pode ser útil para se destacar da concorrência!
- Uma combinação sólida de experiência profissional relevante e formação acadêmica pode ser a melhor opção para se candidatar a um cargo de gerente administrativo
- Alguns profissionais podem concluir um curso de certificação em Administração e Tecnologia de Escritório ou frequentar aulas de administração de empresas e TI em uma faculdade comunitária
- Dependendo do setor em que o escritório atua, os cursos de graduação relevantes podem incluir administração de empresas ou administração pública, gestão de serviços de saúde, gestão de recursos humanos, gestão hoteleira, educação, estudos paralegais ou sistemas de gestão da informação
- As disciplinas comuns do ensino superior podem incluir:
- Contabilidade
- Redação comercial
- Gestão da mudança
- Resolução de conflitos
- Temas relacionados à diversidade, equidade e inclusão
- Fundamentos do atendimento ao cliente
- Segurança cibernética
- Habilidades de comunicação eficazes para gestores
- Fundamentos da gestão de recursos humanos
- Fundamentos da liderança
- Organização de eventos
- Preparação para emergências
- Dinâmica organizacional
- Desenvolvimento pessoal
- Noções básicas de gerenciamento de projetos
- Gestão de registros
- Gestão das relações com fornecedores e prestadores de serviços
- Integração de equipe
- Certificações opcionais, tais como:
- ARMA - Profissional de Governança da Informação
- Instituto de Gestores Certificados de Arquivos - Gestor Certificado de Arquivos
- Associação Internacional de Gestão de Instalações - Profissional de Gestão de Instalações e Gestor Certificado de Instalações
- Procure um curso que ofereça disciplinas especializadas suficientes relacionadas ao solo e à conservação do solo
- Leve em consideração o custo das mensalidades, descontos e oportunidades de bolsas de estudo locais (além do auxílio federal)
- Leve em consideração sua agenda e sua flexibilidade ao decidir se vai se inscrever em um curso presencial, online ou híbrido
- Confira a formação acadêmica e profissional dos membros do corpo docente. Analise suas pesquisas e publicações atuais e veja os prêmios que possam ter recebido ou as realizações pelas quais são reconhecidos
- Dê uma olhada nas taxas de graduação, nas estatísticas de colocação profissional e no que os ex-alunos estão fazendo
- No ensino médio, matricule-se em aulas de inglês, oratória, comunicação, contabilidade e finanças, e informática
- Participe de atividades extracurriculares nas quais você possa adquirir experiência em gestão de projetos e desenvolver habilidades de trabalho em equipe e liderança
- Procure estágios na área administrativa, empregos de meio período ou projetos de voluntariado enquanto estiver na faculdade. Qualquer experiência que você adquirir será útil no futuro
- Solicite uma entrevista informativa com um gerente administrativo que atue na sua região
- Se você não quiser fazer um curso de graduação completo, considere fazer disciplinas em uma faculdade comunitária
- Você também pode fazer alguns cursos on-line na Udemy, Skillshare, LinkedIn Learning, Coursera ou em outros sites
- Procure por temas relacionados ao ambiente de trabalho, como contabilidade, redação, gestão de mudanças, resolução de conflitos, diversidade, equidade e inclusão (DEI), atendimento ao cliente, segurança cibernética, gestão de recursos humanos, liderança, planejamento de eventos, preparação para emergências, gestão de projetos, gestão de registros, relações com fornecedores, etc.
- Elabore um currículo profissional para acompanhar suas realizações profissionais e acadêmicas
- Inscreva-se em organizações profissionais para aprender, compartilhar, fazer amigos e ampliar sua rede de contatos (consulte nossa lista de Recursos > Sites)
- Anote os nomes e os dados de contato das pessoas que poderão servir como referências profissionais no futuro
- Você precisará adquirir experiência em um ambiente de escritório antes de conseguir um cargo de gerência. Considere se candidatar a vagas como recepcionista, assistente administrativo, assistente jurídico, digitador, arquivista, assistente de compras ou gerente de recursos humanos
- Dê uma olhada em portais de emprego como Indeed.com, LinkedIn, Glassdoor, Monster, CareerBuilder, SimplyHired, ZipRecruiter e USAJOBS
- Anote as palavras-chave importantes nos anúncios de emprego. Incorpore-as ao seu currículo e às cartas de apresentação
- O Jobscan oferece uma lista das principais competências a incluir no currículo de um gerente administrativo, tais como:
- Atenção aos detalhes
- Contabilidade
- Elaboração de orçamentos
- Agendamento
- Comunicação
- Resolução de conflitos
- Gestão de estoque
- Faturamento
- Planejamento
- Gestão de registros
- Gestão de fornecedores
- Confira exemplos de currículos de gerente administrativo e pesquise online exemplos de perguntas para entrevistas
- Diga a todos da sua rede profissional que você está procurando emprego
- Considere mudar-se para um local onde haja mais vagas de emprego
- Pergunte aos seus professores da faculdade, ex-supervisores e/ou colegas de trabalho se eles estariam dispostos a servir como referências pessoais. Não forneça os dados de contato pessoais deles sem autorização prévia
- Faça simulações de entrevistas com o centro de orientação profissional da sua escola ou com seus amigos, para que você se sinta preparado e mais tranquilo durante as entrevistas reais
- Vista-se adequadamente para as entrevistas e demonstre seu entusiasmo e conhecimento sobre a área
- Informe-se o máximo possível sobre a empresa antes de ir para a entrevista
- Demonstrar independência, integridade e liderança
- Colaborar com outros departamentos para trocar informações e ideias
- Concentre-se em dominar suas funções principais e secundárias. Quando tudo estiver funcionando de maneira tranquila e eficiente, ofereça-se para participar de um projeto ou tarefa desafiadora que possa estar fora do âmbito de suas funções habituais
- Procure sempre identificar áreas onde seja possível melhorar os fluxos de trabalho atuais
- Aprimore seus conhecimentos nos programas de software que você utiliza
- Manter-se a par das políticas organizacionais aplicáveis e apresentar sugestões de revisão, conforme necessário
- Manter um ambiente de trabalho profissional e inclusivo para todos
- Esteja preparado para emergências e certifique-se de que os colegas recebam treinamento sobre as melhores práticas de resposta a crises
- Informe ao seu supervisor que você deseja assumir responsabilidades adicionais e está disposto a participar de treinamentos complementares, conforme necessário
- Não deixe de registrar sempre suas conquistas e contribuições!
- Pergunte se há alguma competência específica ou algum sistema que você possa aprender e que possa beneficiar a organização
- Deixe claro que você está disposto a fazer o treinamento — especialmente se a empresa puder arcar com os custos do curso!
- Interaja com organizações profissionais como o Instituto de Gestores Certificados de Registros ou a Associação Internacional de Gestão de Instalações
- Observe que, uma vez que você esteja trabalhando como gerente administrativo, sua empresa pode não oferecer perspectivas de crescimento além desse cargo, caso se trate de uma organização de pequeno porte. Você pode conseguir um aumento salarial, mas, para “subir na carreira”, talvez precise se candidatar a uma vaga em uma organização maior!
Sites
- Sociedade Americana de Profissionais Administrativos
- ARMA
- Associação de Profissionais Executivos e Administrativos
- Instituto de Gestores Certificados de Documentação
- Associação Internacional de Profissionais Administrativos
- Associação Internacional de Gestão de Instalações
Livros
- O gerente iniciante, de Jim McCormick
- O novo assistente executivo: gestão excepcional do escritório executivo, por Jonathan McIlroy
- O Manual da Estrela do Escritório: Como evoluí como assistente executiva e ajudei meu CEO a construir uma empresa multibilionária, de Debbie Gross
Os gerentes de escritório são verdadeiros multitarefas, que precisam conciliar uma ampla gama de funções. Em organizações de grande porte, pode haver pessoas específicas especializadas em cada uma dessas funções, em vez de uma única pessoa que faça tudo. Se você estiver interessado em uma carreira mais especializada, considere as opções abaixo!
- Contador
- Gerente de Remuneração e Benefícios
- Especialista em Contratos
- Orçamentista
- Assistente executivo
- Gerente de Instalações
- Gerente de Recursos Humanos
- Especialista em Relações Trabalhistas
- Analista de Gestão
- Organizador de reuniões, convenções e eventos
- Assistente jurídico
- Administrador de ensino superior
- Gerente de Imóveis, Bens Imobiliários e Associações de Moradores
- Gerentes de compras, compradores e agentes de compras
- Gerente de Registros
- Especialista em Formação e Desenvolvimento
Feed de notícias
Vagas em destaque
Cursos e ferramentas online
Expectativas salariais anuais
Os novos funcionários começam com um salário de cerca de US$ 78 mil. O salário médio é de US$ 102 mil por ano. Profissionais altamente experientes podem ganhar cerca de US$ 133 mil.