Especialista em Gestão de Documentos

Horário de trabalho

• Os especialistas em gestão de documentos geralmente trabalham em tempo integral, sendo que, ocasionalmente, podem ser necessárias horas extras.

Funções típicas

• Desenvolver procedimentos para a gestão do ciclo de vida dos documentos
• Criar taxonomias de classificação de documentos. Classificar documentos de acordo com suas características
• Implementar o gerenciamento de metadados para facilitar a recuperação de documentos
• Personalizar os recursos e fluxos de trabalho do sistema de gestão de documentos
• Garantir que os sistemas de gestão de documentos se integrem com outros softwares da organização
• Utilizar tecnologia de captura de dados para a importação de documentos
• Converta documentos físicos em documentos digitais, garantindo precisão e facilidade de pesquisa
• Avaliar as necessidades de gestão de documentos dos departamentos ou dos usuários finais
• Treinar a equipe em gestão eficaz de documentos, com ênfase nas práticas de segurança
• Certifique-se de que os sistemas de gestão de documentos sejam seguros, mas acessíveis às pessoas que tenham necessidade e autorização para acessá-los
• Monitorar o acesso e as permissões dos documentos. Manter a confidencialidade e a privacidade
• Implementar medidas de controle de versão caso os documentos sejam revisados regularmente
• Encaminhar documentos para revisão e comentários
• Formatar e editar documentos, se solicitado
• Reúna os documentos que precisam ser mantidos juntos, como contratos com adendos ou formulários
• Exigir registros de auditoria para documentos confidenciais em trânsito

Responsabilidades adicionais

• Monitorar a conformidade com as normas de gestão de documentos
• Registrar a entrada e a saída de documentos do depósito
• Mantenha-se atualizado sobre tecnologias de gestão e melhores práticas
• Colaborar com os gestores de registros para conservar, arquivar e descartar documentos
• Elaborar planos de recuperação de desastres para os sistemas de documentos
• Analisar o desempenho do sistema para recomendar melhorias
• Coordenar a migração de documentos durante as atualizações do sistema
• Realizar auditorias para garantir a integridade e resolver discrepâncias
• Prestar assistência aos usuários com problemas de acesso a conteúdos eletrônicos
• Criar manuais do usuário e materiais de treinamento 

Competências interpessoais

• Atenção aos detalhes
• Confidencialidade
• Coordenação
• Pensamento crítico
• Atendimento ao cliente
• Diligência
• Independência
• Habilidades interpessoais e de comunicação
• Monitoramento
• Resolução de problemas
• Trabalho em equipe

Competências técnicas

• Domínio de softwares de gestão de documentos (por exemplo, SharePoint, OpenText Documentum)
• Conhecimento de tecnologias de digitalização
• Experiência com sistemas de gerenciamento de conteúdo, metadados e sistemas de classificação
• Conhecimento das práticas de controle de versão
• Competências em entrada de dados, captura de dados, gerenciamento de bancos de dados e consultas
• Conhecimento sobre automação e personalização de fluxos de trabalho
• Competência em práticas de segurança da informação e proteção de dados
• Capacidade de realizar auditorias de sistema e verificações de conformidade
• Domínio de ferramentas de edição e formatação de documentos (por exemplo, Adobe Acrobat, pacote Microsoft Office)
• Conhecimentos básicos de resolução de problemas de TI e suporte técnico
• Dependendo da organização e do cargo, também podem ser necessárias competências relacionadas à documentação clínica, à HIPAA, a documentos de construção, a documentos jurídicos, às Boas Práticas de Fabricação, etc.

• Arquivos e bibliotecas
• Escolas, faculdades, universidades, instituições de pesquisa, etc.
• Empresas de engenharia
• Instituições financeiras
• Órgãos governamentais
• Instituições de saúde
• Escritórios de advocacia e empresas de consultoria
• Organizações sem fins lucrativos
• Empresas privadas e públicas, incluindo varejistas, farmacêuticas e de tecnologia
• Editoras e agências de notícias

Os especialistas em gestão de documentos trabalham com todos os departamentos da organização e devem colaborar na criação e personalização de fluxos de trabalho que atendam às necessidades de todos.

Eles não lidam apenas com documentos em papel; também são responsáveis pelos documentos eletrônicos. Por isso, precisam dominar o uso de softwares de gestão de documentos e aplicar protocolos de privacidade e segurança de dados para evitar a divulgação não autorizada.

Isso exige manter-se atualizado sobre os softwares mais recentes, as tecnologias de digitalização e os métodos de preservação digital. Eles podem ter que resolver problemas nos sistemas, realizar auditorias de conformidade e implementar estratégias de recuperação de desastres para proteger os dados da organização. 

As soluções baseadas na nuvem estão se tornando predominantes na gestão de documentos, graças à acessibilidade remota, à segurança e à escalabilidade que oferecem. O armazenamento em nuvem também permite o compartilhamento e a edição colaborativa de documentos em tempo real.

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina estão automatizando certas tarefas relacionadas a documentos, como entrada de dados, classificação e extração de informações. Elas até ajudam a melhorar a segurança, a conformidade e as funcionalidades de pesquisa.

A sustentabilidade está se tornando cada vez mais importante, por isso as organizações estão adotando sistemas digitais para reduzir o uso de papel e as necessidades de armazenamento, diminuindo assim seu impacto ambiental. As assinaturas eletrônicas e os recibos digitais também estão diminuindo a dependência do papel!

Os especialistas em gestão de documentos costumam ser organizados, analíticos e eficientes. Quando eram mais jovens, talvez fossem pessoas organizadas, gostassem de ler ou de jogos que exigissem raciocínio crítico. Provavelmente se sentiam tão à vontade sozinhos quanto participando de atividades em grupo.